П’ятниця, 16:47. Усі вже подумки планують вихідні. І саме в цей момент з’ясовується, що договір із партнером потрібно надіслати “прямо зараз”. Файл був. Його редагували. Його погоджували. Його точно хтось зберігав. Але в спільній папці — стара версія. У бухгалтера — інша. У менеджера — ще одна, з правками “на швидку руку”. І ніхто не може впевнено сказати, яка з них фінальна.
Починається ланцюг знайомих фраз: “я думав, що це ти зберіг”, “а я відкрив із листа”, “а в мене воно називається по-іншому”. Пошук у пошті, у месенджерах, на робочих столах. У папці з’являються файли з назвами типу “final”, “final_2”, “final_точно”, “final_новий”. Сервер працює. Інтернет є. Проблема не в техніці. Проблема в тому, що правила зберігання існували лише в головах.
Без простих домовленостей першим ламається не комп’ютер — ламається порядок. Доступи залишаються “про всяк випадок”, файли копіюються замість оновлюватися, відповідальність розмивається. Якщо не визначено:
- де саме зберігається робоча версія;
- хто відповідає за її актуальність;
- хто має право редагувати, а хто лише переглядати — хаос накопичується тихо і непомітно.
Регламент зазвичай народжується після ось такої п’ятниці. І це не про печатки та багатосторінкові інструкції. Це про кілька чітких правил: усе важливе — в одному місці, доступи — за ролями, назви файлів — за зрозумілою логікою, зміни — фіксуються. Ніяких складних формулювань. Просто домовленість, яка працює навіть тоді, коли хтось поспішає або йде у відпустку.
Ми неодноразово бачили компанії, де один лист з чіткими правилами економив більше часу, ніж будь-який “терміновий” пошук по всіх комп’ютерах офісу. Регламент — це спосіб зменшити вплив людського фактору. Люди можуть переплутати папку або зберегти не там. Система — ні, якщо вона продумана.
Після впровадження простих правил п’ятниця знову стає п’ятницею. Документи знаходяться за хвилину, версія одна, доступи зрозумілі. І слово “регламент” вже не звучить нудно — воно звучить як звичайна робоча дисципліна, яка тримає бізнес у порядку навіть перед вихідними.
А скільки у вас ФІНАЛЬНИХ версій файлу “договір.doc”?
Підпишіться на нашу інформаційну розсилку - отримуйте цікаві та корисні статті про ведення безпечного бізнесу, поради для керівників, пропозиції новітніх систем організації робочих процесів.