Іноді файли поводяться як персонажі детективних романів — просто зникають. Бухгалтер шукає акт, юрист — договір, менеджер — прайс, а всі впевнені, що «воно точно було на столі вчора». Чому так стається?
Перша причина — звичайний людський фактор. У поспіху можна перекинути документ у не ту папку, видалити стару версію чи зберегти не туди. Особливо якщо день був «насиченим» і кави було мало.
Друга — неправильні шляхи до файлів. Буває, документ лежить у мережевій папці, а людина відкриває ярлик, який веде у зовсім інше місце. Або навпаки — файл на комп’ютері, а шукають у хмарі. І так триває до моменту, поки хтось не скаже «а спробуйте знайти через пошук…».
Третя причина — синхронізація у хмару. Коли інтернет нестабільний, файли можуть бути локально, але ще «не долетіли» в хмару. Або навпаки — у хмарі давно є нові версії, а на комп’ютері досі стара.
Четверта — конфліктні версії. Класика: двоє людей відкрили один і той самий документ і зберегли зміни майже одночасно. У результаті з’являється два файли: «договір_фінальний», «договір_точно_фінальний» та «договір_остання_точно_фінальна».
А ще файли “зникають”, коли структура папок побудована хаотично. Тому іноді варто витратити 15 хвилин і упорядкувати все за простою схемою: проєкти, роки, клієнти. Наприклад:
2024 → Клієнти → Угоди → файл.
До речі, 30 листопада відзначали Computer Security Day — свято, яке нагадує, що порядок у файлах, зрозуміла структура та синхронізація — це теж частина безпеки. І ось ми вам про це й нагадуємо. 🎉
Щоб зникнення файлів не перетворювалися на щоденні квести, ось коротка шпаргалка:
- Правильна структура папок
- Назви файлів без «версія-1-новий-фінальний»
- Синхронізація документа перед закриттям
- Перевірка шляху до файлу
- Мінімум важливих документів на робочому столі
Хочете, щоб вашим файлам стало значно складніше зникати? Звертайтесь до нас!
Підпишіться на нашу інформаційну розсилку - отримуйте цікаві та корисні статті про ведення безпечного бізнесу, поради для керівників, пропозиції новітніх систем організації робочих процесів.